Внедрение автоматизированной системы управления документами переводит делопроизводство на предприятии на другой уровень. Создание единого информационного пространства, выстраивание четких цепочек согласований документов и схем доступа к данным, возможность постоянного контроля за исполнением поручений, быстрый поиск документов - позволяют значительно повысить эффективность работы.
В современном динамичном мире своевременное получение информации и ее анализ является ключом к эффективному ведению бизнеса. Программа Document Management позволяет вовремя голучать необходимую информацию и мгновенно реагировать на нее. После внедрения системы Ваше предприятие, даже если оно имеет сложную филиальную структуру, будет работать как единый отлаженный механизм.
Document Management обеспечит:
Интеграцию всех бизнес-процессов предприятия по единым правилам и стандартам. На этапе моделирования процессов все бизнес-процессы предприятия приводятся к единому стандарту, утверждаются стандартные формы документов, прописываются маршруты движения документов и т.д.;
Оперативное получение руководством информации и контроль исполнения поручении. Система обеспечивает сквозной контроль исполнения поручений на любом уровне, вполоть до межфилиального. DM позволяет отслеживать выполнение любой задачи в текущий момент времени;
Значительную экономию времени сотрудников при работе с документами (поиск, согласование и т.д.). Перевод документооборота в электронную форму и встроенная в DM почтовая система позволяет мгновенно обмениваться документами между отделами и филиалами компании, новый зарегистрированный в системе документ сразу становится доступен всем сотрудникам, которым он необходим, а возможность использования электронной цифровой подписи делает процесс согласования документов максимально быстрым и удобным. Благодаря встроенной поисковой системе поиск любого документа становится минутным делом;
Автоматизацию рутинных процедур, включая регистрацию, сканирование, структурирование, архивирование документов, подготовку отчетов и т.д. Автоматизация многих процессов позволяет освободить сотрудников от выполнения рутинных процедур и использовать их время с максимальной эффективностью;
Предотвращение потери и порчи документов. Хранение документов в электронной форме практически исключают их потерю и случайную порчу;
Организацию эффективной защиты информации и разграничение прав доступа. Document Management обладает широкими возможностями по управлению доступом к информации. Права доступа можно назначать как отдельному сотруднику, так и группе, как к конкретному документу, так и к группе документов или потоку. Специальные средства защиты, такие как шифрование, применение специальных сетевых протоколов, использование ЭЦП и т.д. обеспечивают надежную защиту информации от несанкционированного доступа.
Функции системы Document Management:
регистрация документов - присвоение документам уникального номера и набора реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами;
рассылка документов - рассылка документов по внутренней почтовой службе программного комплекса DM;
контроль исполнения документов - автоматический контроль сроков исполнения документов, поручений по ним и формирование отчетов о ходе их исполнения;
поиск документов - мгновенный поиск документов по любому виду запроса;
просмотр документов - просмотр документов при помощи встроенной программы просмотра, кроме того, обеспечивается возможность экспорта документов во внешнее приложение, а также их печать;
редактирование документов - редактирование, при помощи встроенных средств, документов и их реквизитов;
работа с документами в группе - обеспечение, при помощи средств DM, работы с документами в группе;
работа с программой через интернет - обеспечение доступа к информации удаленным структурным подразделениям или сотрудникам через интернет;
генерирование журналов и отчетов - формирование различных аналитических отчетов и журналов, при этом, формы журналов и отчетов, а также их вид и количество могут быть изменены самим пользователем;
осуществление оповещений и напоминаний - оповещение пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.);
Технические характеристики системы DM
Min. конфигурация сервера
PIII, 256 Mb ОЗУ, 15 Gb свободного дискового пространства.
Рек. конфигурация сервера
2 x Intel Xeon 933 Mhz, 1 Мб кэш, 1 Гб ОЗУ, HD 3 x 18 Гб (1 диск под ОС и СУБД, 1 диск под БД, 1 диск под резервное копирование БД)
Min. конфигурация клиента
PII, 64 Mb ОЗУ, 180 Mb свободного дискового пространства.
