Методика оценки эффективности работы с документами на предприятии Финансовая газета (Экспо) № 3, май-июнь 2008
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный "багаж" документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота - трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов. На практике его реализуют лишь в некоторых крупных организациях в рамках проектов по автоматизации документооборота, так как стоимость подобного исследования для среднего и малого бизнеса (СМБ) часто сопоставима с общей стоимостью внедрения системы электронного документооборота.
Описание методики
Cognitive Technologies, Московская финансово-промышленная академия (МФПА) и Российская академия естественных наук (РАЕН) разработали методику оценки эффективности организации корпоративного документооборота. Ее использование позволяет получить качественную и что самое главное количественную оценку эффективности организации работы с документами. Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны и апробированы на основе анализа данных, полученных в ходе практического исследования организации документооборота на 250 предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. Процесс тестирования и оценки эффективности документооборота реализован с помощью технологии Flash, а соответствующая программа размещена на сайте системы "ЕВФРАТ-Документооборот" (http://www.evfrat.ru/testirovanie/).
Методика оценки эффективности организации документооборота на предприятии включает проведение тестирования предприятия (экспресс-обследование в режиме online) и последующую обработку собранной информации. Вывод о текущем уровне и эффективности организации работы с документами делается на основе качественной и количественной оценок. Полученные результаты могут быть использованы при реализации комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота, а само тестирование - для проведения повторных оценок по итогам проведенных мероприятий.
Авторами методики предложены коэффициенты, позволяющие комплексно описать проблему организации документооборота, и смоделировано их влияние на общую эффективность документооборота. Ключевыми являются четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отраслевая принадлежность, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.
Целевой аудиторией тестирования являются руководители небольших организаций и руководители департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуется выбрать в качестве обследуемого характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.
Описание программы тестирования
При прохождении тестирования необходимо отвечать на вопросы в Flash-программе, связанные с организацией работы с документами. В некоторых случаях количество возможных ответов ограничено. Это касается количества сотрудников, которые являются основными участниками бизнес-процессов в подразделении (организации) и количества поручений, выданных сотруднику. Эти ограничения введены намеренно, так как не влияют на общую картину, но позволяют не перегружать тестирование.
Так как тестирование имеет статус "экспресс", то при ответе на некоторые вопросы тестируемым будет необходимо дать не точный вариант ответа, а наиболее подходящий из предложенных. К примеру, если на вопрос "Как осуществляется контроль исполнения служебных заданий в Вашей организации?" тестируемый хочет ответить, что выполнение задания фиксируется секретарем в какой-либо программе (не из комплекта MS Office) или средствами электронной почты, то выбор ответа "Выполнение задания фиксируется секретарем средствами MS Office" будет в данном случае наиболее подходящим.
Также стоит отметить, что прохождение данного тестирования подразумевает некоторую честность от тестируемого. Ввод недостоверной информации приведет к получению результатов тестирования, не отражающих реального положения дел. Например, когда речь идёт о выполнении поручений сотрудником, тестируемому лучше удостовериться в выставляемых ответах, просмотрев свои записи или уточнив эти сведения у сотрудника, чем по памяти и с желанием быстрее пройти тестирование указывать то, что только кажется верным.
Честный подход особенно касается шага в тестировании, где необходимо найти документы (получить доступ к их бумажному или электронному виду), фиксируя необходимое время на поиск. Не стоит проводить эту процедуру "мысленно", а действительно заняться поиском необходимых документов. Если вы чувствуете, что не готовы к такому, а хотите просто быстрее пройти все шаги, то результат оценки вашей организации не будет объективным.
Обоснование результатов тестирования
Результаты тестирования представляют собой комплексную оценку эффективности (в процентах), диаграммы со сравнительными характеристиками предприятия по ключевым показателям и графики, демонстрирующие количественную оценку затрат на работу с документами при использовании бумажных и электронных технологий документооборота. Необходимо отметить, что для построения диаграмм и графиков используются усредненные значения месячного документооборота. Эти данные были получены в ходе практического исследования предприятий малого и среднего бизнеса, использующих различные технологии работы с документами.
Итоговая оценка эффективности работы с документами на предприятии дается "Коэффициентом комплексной оценки эффективности документооборота". Сравнение значения этого коэффициента с показателями, соответствующими различным способам организации документооборота, позволяет сделать вывод о текущем уровне работы с документами.
Для расчета коэффициентов оценки используются наиболее распространенные методы измерения: метод балльной оценки и метод коэффициентов. Их применение считается целесообразным при проведении опросов сотрудников с помощью так называемых "вопросников" для выяснения "проблем" организации работы предприятия и разработки путей их решения.
На диаграммах показываются сравнительные характеристики предприятия по ключевым показателям, характеризующим работу с документами (коэффициенты эффективности бизнес-процессов, исполнительской дисциплины, управления персоналом и информационной безопасности). Коэффициенты могут принимать значения от 0 до 1. Полученные в ходе оценки значения предприятия можно оперативно сравнить с показателями организаций: не ведущих учета документов; работающих в соответствии с нормами делопроизводства; использующих технологии электронного документооборота. По высоте столбца, относящегося к тестируемому предприятию, можно определить, насколько текущее положение соответствует тому или иному способу организации работы с документами, сильные и слабые стороны управления предприятием, и насколько эффективно используются возможности текущих методов организации документооборота.
График "Затраты рабочего времени на работу с документами в месяц" демонстрирует, насколько затраты рабочего времени на предприятии соотносятся с затратами для организаций, работающих в соответствии с нормами делопроизводства и использующих в своей деятельности для работы с документами СЭД. На графике присутствуют три области, попадание в которые и характеризует текущий уровень затрат. На примере значение предприятия попадает в область над зависимостью затрат для бумажных технологий. Чем выше значение по оси Затрат для предприятия, тем больше ресурсов оно тратит на работу с документами.
График "Повышение производительности" показывает повышение производительности работы организации при внедрении автоматизированной системы, которая достигается за счет более эффективного использования сотрудниками рабочего времени. В данном случае в ходе исследования было подтверждено предположение, что при автоматизации документооборота эффективность работы (производительность) повышается примерно на 30%.
График "Ежемесячная экономия денежных средств" показывает экономию денежных средств для вашего предприятия при внедрении СЭД. Методика оценки экономии была разработана на основе практического исследования деятельности предприятий, внедривших СЭД, и учитывает отрасль и количество работающих сотрудников. При расчете зависимости необходимо указать среднюю заработную плату сотрудников на предприятии. По умолчанию она выставляется в размере 9 000 рублей.
Необходимо также заметить, что под экономическим эффектом от внедрения СЭД понимается:
прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
полный контроль над документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Кроме этого работа с документами в электронном виде позволяет: существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы; снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники; сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов.
Выводы
Предлагаемое тестирование позволит руководителям по-новому взглянуть на организацию работы с документами, и увидеть какое влияние документооборот как инструмент управления имеет на результаты деятельности конкретного предприятия.
Также стоит отметить, что прохождение данного тестирования подразумевает некоторую честность от тестируемого. Ввод недостоверной информации приведет к получению результатов тестирования, не отражающих реального положения дел. Например, когда речь идёт о выполнении поручений сотрудником, тестируемому лучше удостовериться в выставляемых ответах, просмотрев свои записи или уточнив эти сведения у сотрудника, чем по памяти и с желанием быстрее пройти тестирование указывать то, что только кажется верным.
На диаграммах показываются сравнительные характеристики предприятия по ключевым показателям, характеризующим работу с документами (коэффициенты эффективности бизнес-процессов, исполнительской дисциплины, управления персоналом и информационной безопасности). Коэффициенты могут принимать значения от 0 до 1. Полученные в ходе оценки значения предприятия можно оперативно сравнить с показателями организаций: не ведущих учета документов; работающих в соответствии с нормами делопроизводства; использующих технологии электронного документооборота. По высоте столбца, относящегося к тестируемому предприятию, можно определить, насколько текущее положение соответствует тому или иному способу организации работы с документами, сильные и слабые стороны управления предприятием, и насколько эффективно используются возможности текущих методов организации документооборота.
